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MARKETING | LECTURA DE 17 MIN.

Sistemas de información en las empresas: tipos, funciones y ejemplos

Escrito por Shelley Pursell @shelleypursell

Sistema de información de empresa

La transformación digital ha traído consigo una gran serie de retos para las empresas. Y a situación actual ha acelerado la digitalización, pues muchos negocios, tanto grandes como pequeños, tuvieron que verse en la necesidad de hacer cambios drásticos en sus organizaciones para seguir funcionando óptimamente. Algunos de esos cambios incluyeron, desde adaptar los sistemas para trabajar remotamente, hasta tomar decisiones estratégicas en tiempo récord para saber cuáles serían los siguientes pasos correctos.

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Cómo conectar un sistema de información para tu negocio

El mundo de los negocios tiene una nueva perspectiva y va orientada hacia la evolución tecnológica. Por ello es importante que, como compañía en espera de seguir creciendo, sepas qué herramientas y soluciones están en el mercado para ayudarte. 

Entre las grandes innovaciones que existen, hay tecnologías que pueden apoyarte en el aprovechamiento de los datos que genere tu negocio y en la automatización de tareas complejas, con el fin de aumentar la productividad de todas tus áreas y trabajadores, así como buscar mejores oportunidades de ventas. Nos referimos, pues, a los sistemas de información. A continuación te brindaremos toda la información que necesitas para empezar a adoptar el que más le convenga a tu empresa.

Qué es un sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de datos vinculados entre sí para la obtención de objetivos empresariales. Ayuda en la gestión y administración de los datos e información que integran una compañía y le dan un uso correcto y óptimo para el mejoramiento de procesos y operaciones internas.

Es importante remarcar que un sistema de información se maneja como un software que una empresa debe instalar e implementar internamente. En él se agregarán todos los procesos y operaciones para que los colaboradores y tomadores de decisiones tengan un panorama integral de lo que sucede en tiempo y real, y puedan así mejorar sus estrategias, productividad y ventas. 

Un software de información no tiene un solo objetivo en común, pues existen diferentes tipos de soluciones que puedes adaptar a las necesidades actuales de tu negocio y las metas a las que quieres llegar. Tienen la gran ventaja de ser flexibles y personalizados para que respondan a tu manera de trabajar, de forma más estratégica y efectiva. 

Las funciones de un sistema de información para empresas 

Como se sabe, la tecnología informática ha llegado para facilitar la administración de datos en las empresas. Pero esta no es la única cualidad con la que cuenta un sistema de información. Por ello, profundicemos en sus funciones más importantes: 

Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa. 

Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios para ejecutar ciertas operaciones. 

Unificar la información de tu empresa a través de almacenes estandarizados para facilitar el uso y la comprensión de los datos generados. 

Brindar información actualizada en tiempo real disponible para todos los colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto permite agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida. 

Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo que tus empleados disponen para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más automatizadas y sencillas, los miembros de tu empresa no tendrán que perder mucho tiempo en ejecutar tareas que, gracias a un sistema de información, pueden hacerse automáticamente. Esto mejora su productividad. 

Los 7 tipos de sistemas de información

Sistemas de procesamiento de transacciones.

Sistemas de información gerencial.

Sistemas de control de procesos de negocio.

Sistemas de información de marketing. 

Sistemas de colaboración empresarial.

Sistema de apoyo a la toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva.

Los sistema de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias, dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio. 

1. Sistemas de procesamiento de transacciones 

Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones cotidianas de un negocio. 

Componentes del sistema de información de procesamiento de transacciones:

Hardware 

Software 

Bases de datos 

Telecomunicaciones 

Personal 

Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación, edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción de documentos) 

Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar

Sistema de información en las empresas: ejemplo de procesamiento de transacciones

Imagen de Despegar

Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le «arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.

2. Sistemas de información gerencial 

También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su labor principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes semanales, mensuales o bimestrales. 

Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio, competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas (inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos, reclutamiento, desempeño). 

Componentes del sistema de información gerencial:

Hardware 

Software 

Datos 

Personas a gerenciar

Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los manuales de la empresa)

Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo

Tipo de sistema de información gerencial: Odoo

Imagen de Odoo

El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen ejemplo de su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo sitio, en tiempo real, para evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos, la administración de varios almacenes y realiza reportes muy útiles. 

3. Sistemas de control de procesos de negocio 

Son conocidos como BPM, por sus siglas en inglés. Este tipo de sistemas monitorizan y controlan procesos industriales o físicos. Se utilizan sobre todo en industrias petroleras, siderúrgicas o de generación de energía. Comprenden varios equipos, programas especializados y procedimientos de operación. 

Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar su forma de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con un enfoque centrado en el cliente. 

Componentes del sistema de información de control de procesos de negocio:

Entorno gráfico de diseño (que modela la secuencia de actividades del proceso o proyecto) 

Middleware (facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se usan en el BPM)

Metadatos (rol, usuario, sistema, servicio)

Interfaz de usuario

Monitorización (para darle seguimiento puntual de procesos y actividades)

Reglas de negocio

Simulación (que permita la ejecución de los procesos en un ambiente controlado)

Automatización

Ejecución en la nube

Estándares (para que todos los involucrados conozcan y manejen los mismos códigos, gráficos, actividades, etc.)

Ejemplo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks

Tipo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks

Imagen de Quickbooks

El procesamiento de facturas de una empresa es un ejemplo de BPM, porque permite crear los documentos según los estándares legales (en este caso, de México), descriptivos e informáticos que se piden para que sean aceptados en el sistema contable de la organización. Gracias a las aplicaciones digitales es posible corregir errores; incluso, es posible crear el documento y revisarlo antes de generarlo y enviarlo, para confirmar que todo esté en orden.

4. Sistemas de información de marketing 

Un sistema de información de marketing, o SIM, es un conjunto de relaciones estructuradas entre personal humano, máquinas y procedimientos para generar un mejor flujo de información. Estos datos provienen de fuentes internas y externas y sirven para tomar decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing. 

Con su utilización pueden determinarse principalmente el grado de fiabilidad que tiene una información, el ritmo actualizado de información y un grado de detalle más específico. Con su proceso es posible hacer las modificaciones y adaptaciones pertinentes en diferentes situaciones de la empresa. 

Componentes del sistema de información de marketing:

Datos internos (métricas de actividades y rendimiento interno)

Inteligencia de marketing (información del mercado e industria de fuentes confiables)

Investigación de mercados (datos cualitativos y cuantitativos que se recogen por medio de herramientas y actividades realizadas directamente por la empresa)

Soporte a las decisiones de marketing (se incluyen también plataformas de análisis de datos y reportes)

Ejemplo de sistema de información de marketing: HubSpot

Ejemplo de sistema de información de marketing: HubSpot

Un CRM es un gran ejemplo, porque es el que puede estar al centro de todo el sistema de información de marketing: es donde se almacena, categoriza y gestionan los datos que se obtienen gracias a las interacciones que hay con prospectos y clientes. Desde ahí se administran las acciones de marketing, como las estrategias de email marketing, seguimiento de casos, atención a solicitudes, entre otros.

5. Sistemas de colaboración empresarial 

Conocidos como sistemas ERP, son de los más utilizados en el mercado. Tienen la función de ayudar a los altos directivos de una empresa a controlar el flujo de información y proporcionar una vista integral de cada una de las áreas que conforman la compañía para su mejor gestión y toma de decisiones. 

Su tecnología registra e integra los procesos de negocio y ayuda a las empresas a optimizar sus procesos para tener una mayor comprensión de la empresa a través de la automatización. Con este tipo de programas, los líderes de negocio pueden actuar con más rapidez con la seguridad de que estarán basando sus decisiones en información confiable y en tiempo real. 

Componentes del sistema de información de colaboración empresarial:

Datos

Hardware

Software

Procedimientos (estandarizados)

Ejemplo de sistema de colaboración empresarial: Google Workspace

Ejemplo de sistema de colaboración empresaria: Google Workspace

Imagen de Google Workspace

Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden colaborar desde diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas que les permiten dar seguimiento a procesos y proyectos. La información se encuentra en un solo sitio, estando siempre disponible, y se realizan diferentes interacciones: con documentos, con gráficas, videoconferencias, mensajes, lo que da oportunidad a modelos de trabajo remotos y asincrónicos con un mejor flujo de actividades.

6. Sistema de apoyo a la toma de decisiones 

El DSS, por sus siglas en inglés, es un sistema basado en ordenadores que es utilizado regularmente por los gerentes para tomar una decisión con el fin de resolver un problema en la empresa. Permite formular, calcular, comparar opciones y predecir escenarios para saber cuál es la mejor alternativa a tomar. Está diseñado para apoyar en situaciones complejas. 

El software utilizado tiene la función de recolectar información procedente de documentos, personal interno, modelos comerciales, experiencias o análisis externos. Con estos datos identifica problemas o desafíos. De igual forma, favorece el incremento de la efectividad del proceso de forma oportuna. 

Componentes del sistema de información de apoyo a la toma de decisiones:

Gestor de datos (que es la base de conocimiento)

Gestor de modelos

Motor de conocimiento

Interfaz de usuario

Usuarios (cada uno con sus roles: recolectores de datos, asesores, tomador de decisiones, etc.)

Contexto de decisión (establecido y bien definido)

Ejemplo de sistema de apoyo a la toma de decisiones: Riskturn

Ejemplo de sistema de apoyo a la toma de decisiones: Riskturn

Imagen de Riskturn

Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución que interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es sencilla, y construye pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones que dan un panorama de probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre el futuro financiero de la organización.

7. Sistemas de información ejecutiva 

Los EIS brindan acceso rápido a la información interna y externa relevante de una empresa. Suelen visualizarse en formatos gráficos para la presentación de datos básicos, pero detallados, con la finalidad de que los gerentes o ejecutivos puedan leer la información con facilidad. 

Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan a los tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante. Además, permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las expectativas para determinar el plan de acción más conveniente. 

Componentes del sistema de información ejecutiva:

Interfaz gráfica

Indicadores de negocio (definidos por la empresa)

Integración de bases de datos (con datamart o data warehouse)

Usuarios

Acceso en la nube